Für Arbeitssicherheit Software einsetzen

Die Kombination der digitalen Personalakte mit einer softwarebasierten Inventarverwaltung macht es möglich, bereits bei der Planung von Arbeiten zu berücksichtigen, ob Mitarbeitende ausreichend für eine vorgesehene Tätigkeit qualifiziert sind. Zudem lässt sich auch aus der Distanz feststellen, ob das disponierte Arbeitsmittel im ordnungsgemäßen Zustand ist. Für die Arbeitssicherheit Software zu nutzen, kann im Zweifel Verantwortliche vor Ort entlasten. Zudem wird das Risiko verringert, dass in stressigen Situationen auf der Baustelle fehlende Schulungen oder ausgelaufene Sicherheitszertifikate von Maschinen übersehen werden.

Wichtige Voraussetzung bei der Arbeitssicherheit Software effizient einzusetzen ist, dass jegliche im Betrieb genutzten Arbeitsmittel einheitlich erfasst werden können. Nur dann ist die Verknüpfung aller anstehenden Termine ohne Zusatzaufwand möglich. Prüfpflichten ergeben sich beispielsweise nicht nur für Fahrzeuge oder Arbeitsmaschinen. Der sogenannte E-Check oder Elektrobefund nach der ÖVE/ÖNORM E8101 betrifft auch Elektrogeräte im Büro oder im Lager. Damit der Datenbestand tagesaktuell gehalten werden kann, ist eine netzwerkgestützte Speicherung nahezu alternativlos.

Die cloudbasierte Softwarelösung des Schweizer Anbieters Timly setzt an dieser Stelle an. Sie vereint das vom Hersteller garantierte DSGVO-konforme Führen der digitalen Personalakte mit einer ganzheitlichen Inventarverwaltung. Das implementierte Berechtigungssystem sorgt dafür, dass Vorarbeiter auf der Baustelle nur sehen, ob ein Mitarbeiter*innen erforderliche Befähigungen aufweist. Sensible Informationen bleiben verborgen.  In der Inventarverwaltungist es möglich, Assets von der Schreibtischlampe bis hin zum Bagger sinnvoll zu erfassen. Wie bei der Einhaltung der Arbeitssicherheit Software konkret unterstützen kann, soll in diesem Artikel näher betrachtet werden.

Um mögliche Gefahren in den alltäglichen Arbeitsabläufen einschätzen zu können, spielen viele unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Sie lassen sich grob einteilen in solche, die vom menschlichen Verhalten abhängen und diejenigen, bei denen der ordnungsgemäße Zustand eines Arbeitsmittels ausschlaggebend ist.

Sind formelle Voraussetzungen für das Führen eines Fahrzeuges oder einer Baumaschine notwendig, ist die Sache meist noch recht klar. Hierfür gibt es Nachweise wie einen Führerschein oder andere Bescheinigungen von Prüfinstituten. Schwieriger wird es schon, wenn „weiche“ Faktoren, wie die durchgeführte Einweisung und Erfahrungswissen, für eine Tätigkeit gefordert sind. Gleichermaßen gibt es für Arbeitsmittel vorgeschriebene Sicherheitsüberprüfungen und optionale Maßnahmen, die eine Betriebssicherheit steigern – etwa regelmäßige Wartungen und Inspektionen.

Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) schreibt eine Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe vor. Das Ergebnis und die daraus resultierenden Maßnahmen müssen schriftlich dokumentiert werden. Verantwortliche in Unternehmen sind in der Pflicht, ein entsprechendes Konzept zu entwickeln. Ziel ist es, für anstehende Tätigkeiten notwendige Qualifikationen beim Personal festzuschreiben und die sichere Funktion der eingesetzten Maschinen und Werkzeugen zu erhalten.

Die Lösung von Timly wurde im Jahre 2020 aus der Idee heraus, für Fristenmanagement und Arbeitssicherheit Software beim Bauunternehmen Lang GmbH aus Bodenheim in Deutschland einzusetzen, initial entwickelt. Dafür wurden erstmals Personalverwaltung und digitale Inventarisierung kombiniert. Die Betreuung von Firmen unterschiedlicher Größe aus dem Bereich Bau und Handwerk und deren Unterstützung bei der Werkzeugverwaltungwar entsprechend von Anfang an einer der Schwerpunkte. Seit dem ersten Release wird das Programm fortwährend weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt. Zuletzt wurde beispielsweise eine Schnittstelle für die IT-Asset-Management-Software Lansweeper integriert. Damit ist es möglich, Details über Hard- und Software des Firmennetzwerks automatisiert auszulesen und in die Inventarverwaltung zu integrieren.

Doch wie unterstützt bei der Einhaltung von Arbeitssicherheit Software in der Praxis? Mitarbeiter*innen können namentlich erfasst und mit beliebigen Attributen versehen werden. In einem gesonderten, geschützten Bereich lassen sich auch sensible Dokumente und Informationen ablegen, auf die nur Vorgesetzte mit Personalverantwortung Zugriff erhalten.

Parallel werden Fähigkeiten und Zertifizierungen entsprechend der Erfordernisse im Unternehmen definiert und hinterlegt. Weist eine Mitarbeiterin eine Befähigung nach oder erlangt sie diese durch eine Einweisung vor Ort, kann dies durch Zuordnung der entsprechenden Qualifikation zum Profil der Mitarbeiterin dokumentiert werden. Alle gespeicherten Befähigungen lassen sich auf Wunsch zusätzlich mit einem Ablaufdatum versehen, vor dessen Erreichen die betroffene Mitarbeiterin und Verantwortliche eine Mitteilung erhalten. Für die Fortbildungsplanung steht eine gebündelte Übersicht der Gültigkeitsdauer einzelner Schulungen zur Verfügung.

Bei den erfassten Inventargegenständen besteht die Möglichkeit, beliebige Dateien, wie zum Beispiel digitale Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise und Prüfprotokolle, zu hinterlegen. Die Assets lassen sich zudem zu logischen Verbünden, beispielsweise einem Fahrzeug oder einem Raum, hinzufügen. Zur Identifizierung stehen Aufkleber mit QR-Codes zur Verfügung.

Innerhalb der von Timly bereitgestellten App können diese mit dem integrierten Barcode-Scanner eingelesen werden und so das entsprechende Profil aufrufen. Jedes erfasste Asset im System verfügt über einen eigenen Kalender, in den sich Wartungstermine und Prüffristen eintragen lassen. Für Mitarbeiter*innen in der Verwaltung oder der Werkstatt besteht auch hier die Option, im Wartungsplaner eine Fristenübersicht aller oder bestimmter Assets zu erstellen.

Die cloudbasierte Speicherung ermöglicht es, dass für berechtigte Mitarbeiter*innen Informationen vor Ort auf der Baustelle über die App am Smartphone oder Tablet aufrufbar sind. Verpflichtende Sicherheitshinweise stehen damit jederzeit zur Verfügung. Vorarbeiter können durchgeführte Unterweisungen vor Ort dokumentieren, wenn für die Arbeitssicherheit Software zum Einsatz kommt. Mitarbeiter*innen haben über die App eine Möglichkeit, vor Arbeitsbeginn zu kontrollieren, ob das zur Verfügung gestellte Werkzeug einen ordnungsgemäßen Wartungszustand aufweist.

Ebenfalls aus dem ASchG ergibt sich die Verpflichtung für Arbeitgeber, Sicherheitsfachkräfte – auch Fachkräfte für Arbeitssicherheit genannt - zu bestellen. Je nach Betriebsgröße kann dies ein interner oder externer Mitarbeiter*in sein. In beiden Fällen ist es eine Option, die Sicherheitsfachkraft zu unterstützen, indem für den Arbeitsschutz Software eingesetzt wird. Informationen sind auf diese Weise gezielt abrufbar und lassen sich mit weniger Aufwand mit den Gegebenheiten vor Ort abgleichen.

Für die Organisation der Arbeitssicherheit Software einzusetzen, stellt bei der Einführung durchaus einen Kraftakt dar. Das erstmalige Erfassen und Importieren aller notwendigen Daten dürften in den meisten Unternehmen mit einem enormen Aufwand einhergehen. Daher bieten Hersteller wie Timly eine Testphase für ihre Software an, in der die Funktionalität in der Praxis und unter den gegebenen Voraussetzungen kostenlos im Unternehmen ausprobiert werden kann. Danach lässt sich die Entscheidung, ob beim Thema Arbeitssicherheit Software einen echten Mehrwert bringt, auf einer fundierteren Basis treffen.