Checkliste für die Angebotslegung

Die Angebotslegung in Vergabeverfahren nach dem Bundesvergabegesetz (BVergG) lässt sich nicht vollständig standardisieren. Dies liegt gerade bei Bauprojekten an der Einzigartigkeit jedes Projekts, aber auch daran, dass das BVergG keine Vorgaben an die Struktur und Systematik der Ausschreibung macht und daher jeder Auftraggeber seinen eigenen „Standard“ entwickelt.

Dennoch lassen sich durch Checklisten eine Reihe typischer Fehlerquellen identifizieren und „abarbeiten“. Durch die nachfolgende Auflistung wird einem ausdrücklichen Wunsch von Lesern der Bauzeitung, die dem Autor gegenüber geäußert wurden, entsprochen. Bei entsprechendem Interesse können an dieser Stelle weitere Checklisten für bestimmte Teilbereiche folgen.

• Vergaberechtliches „Problembewusstsein“: Vergabeverfahren nach dem BVergG stellen völlig andere Anforderungen an die Bieter als „private“ Angebotslegungen. Die nachfolgenden Punkte sind in Letzteren fast durchgehend kein oder zumindest ein nachträglich reparables Problem. Das Vergaberecht ist hier deutlich strenger.

• Fristenmanagement: Die Fristen für die Abgabe von Anfragen zur Ausschreibung, Teilnahmeanträgen, Angeboten, ergänzenden Aufklärungen und Nachweisen (sofern die nachträgliche Vorlage überhaupt möglich ist) sowie letztlich auch die Fristen für Nachprüfungsanträge sollten unbedingt eingehalten werden. Eine auch nur um Minuten verspätete Angebotslegung etwa führt zur zwingenden Nichtbeachtung des Angebots.

• Unklarheiten in der Ausschreibung: Bei Unklarheiten empfiehlt sich eine möglichst frühzeitige Nachfrage beim Auftraggeber (per Fax oder E-Mail), der diese dann anonymisiert an alle Bieter zu beantworten hat.

• Beachtung aller Ausschreibungsunterlagen: Die Angebotslegung muss auf Basis aller Ausschreibungsunterlagen und -bedingungen erfolgen. Ergänzende Fragenbeantwortungen oder Berichtigungen der Ausschreibung durch den Auftraggeber sind zu berücksichtigen.

• Formale Vollständigkeit des Angebots: Fast jede Ausschreibung unterscheidet zwischen jenen Unterlagen, die mit dem Angebot abgegeben werden müssen, und jenen, die nachgereicht werden können. Auch Letztere sollten aber aufgrund der meist kurzen Nachreichungsfristen bereits ausreichend vorbereitet werden.

• Eignung: Wenn im Unternehmen die erforderliche Befugnis sowie technische (z. B. Referenzen, Schlüsselpersonal) und wirtschaftliche bzw. finanzielle (z. B. Mindestumsatz) Leistungsfähigkeit nicht selbst erbracht werden kann, haben Sie weitgehend die Möglichkeit, auf Dritte (Bietergemeinschaft, Subunternehmer, verbundene Unternehmen) zurückzugreifen. Dann muss aber im Angebot die Verfügbarkeit über die Ressourcen des Dritten nachgewiesen werden. Viele Ausschreibungen stellen dafür Formulare bereit.

• Subunternehmer und Lieferanten: Wenn auch nach überwiegender Judikatur nur mehr eignungsrelevante Subunternehmer mit dem Angebot genannt werden müssen, so verlangen viele Ausschreibungen doch weitergehende Nennungen, teilweise auch für Lieferanten und deren Produkte.

• Vermeiden von Abweichungen der Ausschreibung: Außerhalb von Alternativ- und Abänderungsangeboten (soweit diese überhaupt zulässig sind) und – in kleinem Rahmen – von unechten Bieterlücken ist ein Abweichen von der Ausschreibung weder erlaubt noch nachträglich verbesserbar.

• Preisgestaltung: Sowohl der Gesamt- als auch die einzelnen Preise müssen betriebswirtschaftlich erklär- und nachvollziehbar sein. Diesbezügliche Fehler führen zunehmend zum Ausscheiden von Angeboten.

• Rechtsgültige Unterschrift: Wenn das Angebot nicht „firmenmäßig“ – also durch die laut Firmenbuch vertretungsbefugten Personen – unterzeichnet wird, muss die Rechtsgültigkeit durch eine entsprechende Vollmacht nachgewiesen werden.

Praxistipp

Der wesentliche Erfolgsfaktor in Vergabeverfahren liegt nicht in Checklisten, sondern im Bewusstsein, dass die Angebotslegung eine Projektmanagementaufgabe ist, die strukturiert und von entsprechend geschulten Mitarbeitern erledigt werden muss. Checklisten sind bis zu einem gewissen Grad hilfreich, aber es braucht Verantwortliche, die in jeder Hinsicht über diese hinausdenken können.