Erfolgsfaktor richtige und zeitgerechte Dokumentation

Die Praxis zeigt, dass die Verfolgung von Mehrkostenansprüchen zwischen Auftragnehmer (AN) und Auftraggeber (AG) zum Bestandteil beinahe jedes Bauvorhabens geworden ist. Welche Dokumentationsanforderungen an die Vertragsparteien gestellt werden, richtet sich stets nach dem Vertrag. Unabhängig vom Vertragstyp (ÖNorm-Vertrag, ABGB-Vertrag) hat in der Regel derjenige, der einen Anspruch behauptet, das Bestehen des Anspruches zu beweisen. Darin liegt auch häufig das größte Hindernis: Auch wenn ein Anspruch rechtlich eindeutig ist, fehlen oftmals die nötigen Beweise, um ihn erfolgreich durchzusetzen. 

Bautagesberichte 

Als Dokumentationsmittel nennt die ÖNorm B 2110 unter anderem Bautagesberichte (BTB). In BTBs sind alle wichtigen, die vertragliche Leistung betreffenden Tatsachen fortlaufend festzuhalten. Die BTBs sind dem AG beziehungsweise einem von ihm bestellten Vertreter ehestens nachweislich zu übergeben. Diese gelten als bestätigt, wenn nicht binnen 14 Tagen ab Übergabe schriftlich dagegen Einspruch erhoben wird. Selbst wenn kein Einspruch erhoben wurde, hat der andere Vertragspartner die Möglichkeit, die Unrichtigkeit der Eintragungen zu beweisen. Der OGH hat ausgesprochen (8 Ob 229/97b), dass Eintragungen in BTBs als sogenannte „Wissenserklärungen“ zu werten sind. Sie dienen der Beweiserleichterung, können aber nachträglich jederzeit widerlegt werden. 

Störungen der Leistungserbringung

Daneben sind auch alle vertragserheblichen Umstände, wie zum Beispiel die Erfüllung der Prüf- und Warnpflicht oder Störungen der Leistungserbringung, zu dokumentieren. Insbesondere bei gestörten Bauabläufen, die etwa zu Mehrkosten infolge von Produktivitätsverlusten führen, ist ein darauf gestützter Anspruch ohne sorgfältige Dokumentation meist kaum durchsetzbar (vgl eingehend Müller/Sommerauer in Müller/Stempkowski, HB Claim-Management, 336ff). Häufig können diese Umstände nachträglich nicht mehr nachgewiesen werden. 

Die Dokumentation dient darüber hinaus der Erkennung von Bauablaufstörungen. Nur durch einen laufenden Bau-Soll/Bau-Ist-Vergleich ist zeitnah feststellbar, ob ein Bauvorhaben planmäßig abgewickelt wird. Zwingend zu dokumentieren ist die Anmeldung der durch eine Leistungsstörung erforderlichen Anpassung des Entgeltes beziehungsweise der Leistungsfrist. Der Anspruch entsteht nämlich nur, wenn die Forderung dem Grunde und der Höhe nach ehestens (prüfbar) angemeldet wurde. Bei Leistungsstörungen hat der AN dabei auch nachzuweisen, dass die Störung aus der Sphäre des AG stammt. Werden die Anmeldeerfordernisse nicht erfüllt, läuft er Gefahr, seinen Anspruch zu verwirken.

Anmeldung und Anspruchsverluste 

Auch bei vom AG angeordneten Leistungsänderungen ist der Anspruch auf Anpassung der Leistungsfrist und/oder des Entgeltes vor Ausführung der Leistung dem Grunde nach nachweislich anzumelden, sofern der Anspruch nicht offensichtlich ist. Die Forderung ist auch der Höhe nach ehestens nachweislich bekanntzugeben.

Bei Leistungsänderungen und Leistungsstörungen ist Punkt 7.3 der ÖNorm B 2110 zu beachten: Bei Versäumen der Anmeldung einer Mehrkostenforderung tritt Anspruchsverlust in dem Umfang ein, in dem die Einschränkung der Entscheidungsfreiheit des AG zu dessen Nachteil führt. Dem AG soll durch die Mitteilung des AN die Möglichkeit gegeben werden, auf Kostenfolgen reagieren zu können. 

Fazit

Die Dokumentation erfüllt für den AN drei wesentliche Funktionen: Erstens schafft sie überhaupt erst die Grundlage zur Geltendmachung von Mehrkosten- und/oder Bauzeitverlängerungsansprüchen. Zweitens gibt sie dem AN einen baubetriebswirtschaftlichen Überblick über die laufende Baustellenabwicklung, und drittens hält sie vertragswesentliche Umstände fest. Dem AN ist daher aus wirtschaftlicher wie rechtlicher Sicht dringend anzuraten, die Dokumentation sorgfältig zu führen.

Zum Autor

Dr. Bernhard Kall

ist Partner bei Willheim Müller Rechtsanwälte

Rockhgasse 6, A-1010 Wien
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