Verzögerungen beim Zuschlag und deren Folgen

Die Gründe für etwaige Verzögerungen liegen nicht nur in Nachprüfungsverfahren, sondern oft auch in auftraggeberinternen Abläufen.

Zuschlags- und Angebotsbindungsfrist

Die „Zuschlagsfrist“ ist jener Zeitraum, der dem Auftraggeber vom Ablauf der Angebotsfrist bis zum Zuschlag (also bis zum Vertragsabschluss, nicht bis zur vorhergehenden Zuschlagsentscheidung) zur Verfügung steht. Diese Zuschlagsfrist beträgt nach dem Bundesvergabegesetz grundsätzlich einen Monat (für Sektorenauftraggeber zwei Monate) und kann in der Ausschreibung bis auf fünf – in Ausnahmefällen auf sieben – Monate verlängert werden.

Die Angebotsbindungsfrist läuft parallel zur Zuschlagsfrist. Während der Angebotsbindungsfrist kann der Bieter sein Angebot nicht abändern und auch nicht davon zurücktreten, nach Ablauf ist er frei. Eine zusätzliche Verlängerung dieser Fristen tritt durch ein Nachprüfungsverfahren ein, und zwar für die Dauer dieses Nachprüfungsverfahrens. Wenn die Zuschlagsfrist beispielsweise laut Ausschreibung zwei Monate dauert und ein Nachprüfungsverfahren gegen die Zuschlagsentscheidung ebenfalls zwei Monate, so werden die Zuschlags- und die Angebotsbindungsfrist auf vier Monate verlängert.

Wenn diese Fristen dennoch überschritten werden, liegt das Problem darin, dass mit Ablauf der Angebotsbindungsfrist keine gültigen Angebote mehr vorliegen.

In dem Fall stehen Auftraggeber zwei ­Möglichkeiten offen:

●    Er kann die Bieter um eine bestimmte Verlängerung der Angebotsbindungsfrist ersuchen, sinnvollerweise schon vor Ablauf der Frist). Ein Bieter, der diesem Ersuchen nicht nachkommt, scheidet – so nimmt man überwiegend an – nach Ablauf der Angebotsbindung ohne weiteres aus dem Vergabeverfahren aus.

●    Er kann das Risiko eingehen, sich darauf zu verlassen, dass der Bestbieter nach Zuschlag diesen auch annimmt. Aufgrund der weggefallenen Angebotsbindung kommt der Vertrag nicht bereits mit dem Zuschlag zustande, sondern erst mit der nachfolgenden Annahmeerklärung durch den Bieter. Wenn der Bestbieter nicht zustimmt, bleibt dem Auftraggeber das jeweils nächstgereihte Angebot. 

Wenn kein Bieter zustimmt, bleibt dem Auftraggeber nur der Widerruf.

Erhebliche Überschreitung der Zuschlagsfrist

Bei einer solchen Überschreitung kann ein Bieter beim zuständigen Verwaltungsgericht beantragen, dass der Auftraggeber entweder das Vergabeverfahren „in angemessener Weise“ fortführt oder den Widerruf erklärt. Wenn der Auftraggeber trotz dieses Antrags nicht (angemessen) reagiert, gilt dies automatisch als Widerruf des Vergabeverfahrens (mit der Folge etwaiger Schadenersatzansprüche durch Bieter). Was eine „erhebliche“ Überschreitung der Zuschlagsfrist darstellt, ist schwer zu sagen. Wenn es sich um mehr als einige Wochen handelt und der Auftraggeber nicht begründen kann, warum er (ohne eigenes Verschulden) das Vergabeverfahren nicht innerhalb der Zuschlagsfrist abschließen konnte, wird dies wohl anzunehmen sein.

Mehrkostenforderungen

Bei Verzögerungen des Zuschlags verschiebt sich üblicherweise auch der Zeitplan für den Bauauftrag. Dies bedeutet, dass der Auftragnehmer in dem von ihm geplanten Ressourceneinsatz gestört ist (unter Umständen schon allein durch die Verzögerung, aber jedenfalls dann, wenn sich die Umstände der Leistung dadurch ändern). Da die Ursache grundsätzlich in der Sphäre des Auftraggebers liegt, können daraus Mehrkostenforderungen des Auftragnehmers resultieren. Ob und wie weit diese zustehen, kann nur anhand des jeweiligen Vertragsinhalts festgestellt werden.

Der Praxistipp

Wenn Bieter vom Auftraggeber um Verlängerung der Angebotsbindungsfrist ersucht werden, wird dies manchmal zum Anlass genommen, auf künftige Mehrkostenforderungen hinzuweisen. Davon ist eher abzuraten. Erstens stellt ein bloßes Unterlassen dieses Hinweises keinen Verzicht auf Mehrkostenforderungen dar, und zweitens könnte dies eine Bedingung, Ergänzung oder Einschränkung des Angebots darstellen. Da eine Änderung des Angebots nach Ablauf der Angebotsfrist nicht zulässig ist, könnte das Ausscheiden des Angebots die Folge sein.