Wissen, wo der Hammer hängt

Der Werkzeug- und Maschinenpark wird immer größer und kostenintensiver. Deshalb werden Aspekte wie Verfügbarkeit, optimale Nutzung und einfache Verwaltung betriebswirtschaftlich immer wichtiger. Arbeitsmittel, die nicht verfügbar sind, weil sie defekt sind, auf der Baustelle vergessen, verschlampt oder gestohlen wurden, kosten Geld. Digitale Betriebsmittel-Verwaltung unterstützen Verantwortliche dabei, die Werkzeug- und Maschinenressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen, die Produktivität durch eine bessere Verfügbarkeit zu steigern und nicht zuletzt Diebstähle zu unterbinden. Dadurch amortisiert sich die Investition in entsprechende Systeme für Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeiter*innen, respektive ab etwa 50 Werkzeugen bereits nach wenigen Wochen. Per Android- oder iOS-App hat man wichtige Informationen auch unterwegs immer griffbereit und weiß exakt, wo sich was befindet und wann es verfügbar ist. Die Funktionsweise ist ähnlich: Zunächst wird die eigene Betriebsmittel-Organisationsstruktur in das System eingeben: Werkzeuge, Lagerorte, Baustellen, Mitarbeiter*innen etc. Auf alle zu verwaltenden Werkzeuge, Geräte, Maschinen, Werkzeugkoffer usw. wird anschließend zur Identifikation jeweils ein Code, Transponder oder Tag aufgebracht. Danach wird es über ein spezielles Lesegerät oder eine Smartphone-App erfasst und den entsprechenden Arbeitsmitteln mit ihren technischen Daten, Lagerorten, Mitarbeiter*innen und Baustellen zugeordnet. Tool-Tracker von Werkzeughersteller*innen haben den Vorteil, dass die ansonsten manuell einzugebenden Gerätedaten aktueller Modelle bereits im System hinterlegt sind. Einige Systeme ermöglichen neben der digitalen Arbeitsmittelverwaltung auch das Management des Fuhrparks.

Systeme für die Verwaltung von Betriebsmitteln bestehen aus drei Komponenten: aus dem auf das Werkzeug befestigten oder im Werkzeug eingebauten Identifikations-, respektive Tracking-Modul, einer Verwaltungssoftware (meist als Cloudlösung, seltener als PC-basierende On Premise-Lösung) sowie einer mobilen nativen oder Web-App für Smartphone oder Tablet. Damit kann der aktuelle Status der Geräte plattformübergreifend, jederzeit und von überall online abgefragt werden. Bei der Identifikation, Erfassung und Ortung der Arbeitsmittel gibt es Unterschiede. So stehen für die Arbeitsmittel-Erfassung verschiedene Technologien zur Verfügung: Neben Barcodes und QR-Codes kommen RFID‑ (Radio-frequency Identification), NFC‑ (Near Field Communication) und Bluetooth‑Transponder oder Tags in der Stromsparversion BLE (Bluetooth Low Energy), teilweise auch GPS-Tracker (Global Positioning System) zum Einsatz, teilweise auch parallel. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile im Hinblick auf die Größe, den Energiebedarf, den Lese-Abstand, die Reichweite und Ortungsmöglichkeit sowie den Preis pro Arbeitsmittel. Smartphones und Tablets mit installierter App lesen die Code-, Transponder- oder Tag-Daten und senden sie an einen Server in der Cloud, inklusive der Zeit-, Benutzer*innen- sowie den letzten Standortdaten des Arbeitsmittels. Mit der meist cloudbasierten Verwaltungssoftware können Bestandsmanager alle Arbeitsmittel verwalten, Arbeitseinsätze planen und Infos abrufen – etwa wann die nächsten Wartungstermine, Qualitätsprüfungen, Sicherheitschecks, Funktionstests oder Kalibrierungen anstehen. Teilweise lassen sich auch Fehlermeldungen auslesen, Werkzeuge für definierte Anwendungsfälle voreinstellen (z.B. Drehmoment, Drehzahl und ähnliches), Akkus aktivieren oder deaktivieren. Autorisierte Mitarbeiter*innen können ausgewählte Infos mit einer mobilen App zeit-, orts- und plattformunabhängig abrufen. Fällt während des Baustelleneinsatzes ein Gerät aus, genügt eine Meldung per App und der Bestandsmanager kann sich um Reparatur und Ersatz kümmern. Neben eigenen Arbeitsmitteln werden auch die von Kolleg*innen angezeigt, so dass kurzfristig benötigte Geräte untereinander ausgeliehen werden können. Ist ein Arbeitsmittel nicht auffindbar, lässt es sich über den zuletzt aufgezeichneten Standort lokalisieren. Dabei wird die aktuelle GPS-Position des für den letzten Ausgabevorgang verwendeten Smartphones oder Tablets angezeigt. Die Arbeitsmittel selbst lassen sich bis auf 30 Meter lokalisieren, wenn Sie mit einem Bluetooth-Tag ausgestattet sind. Die aktuelle Position besonders teurer Werkzeuge lässt sich am besten per GPS-Tracker orten. Diese Funktion bieten aber nur wenige Anbieter*innen.

Alle Systeme versprechen, die Produktivität im Arbeitsablauf zu steigern, den Werkzeugschwund zu reduzieren und teilweise auch die Inventur zu erleichtern. Neben bekannten Werkzeughersteller*innen wie Bosch, Hilti, Milwaukee oder Würth gibt es auch Lösungen von Soft- oder Hardwareanbietern wie Coeln Concept, IdentPro und anderen. Alle Systeme nutzen die Popularität und Verbreitung von Smartphones und Tablets auf der Baustelle und die Möglichkeiten der Vernetzung über das mobile Internet. Wer seine Betriebsmitteldaten nicht in der Cloud speichern möchte, kann auch auf nicht cloudbasierte Lösungen zurückgreifen, beispielsweise auf Tool Tracker.net. Dafür muss eine lokale Verwaltungssoftware auf dem Büro-PC installiert werden. Mobil erfasste Daten werden dann mit dem Bürorechner abgeglichen, sobald eine WLAN-Verbindung vorhanden ist. Betriebsmittel-Verwaltungssysteme werden auch als Servicepaket angeboten, etwa von Würth. Es beinhaltet eine kostenlose Reparatur, Tausch-Akkus, im Reparaturfall kostenlose Leihmaschinen, Mietmaschinen zur Abdeckung von Bedarfsspitzen etc. Starter- oder Basispakete webbasierter Betriebsmittel-Verwaltungssysteme kosten ab 80 Euro (Hardware). Die App-Software ist meist kostenfrei. Zu den einmaligen Investitionen kommen laufende monatliche Kosten für den Cloudservice zwischen 20 bis 30 Euro sowie gegebenenfalls Kosten für weitere Transponder/Tags oder Zusatzleistungen hinzu. Achten sollte man auch darauf, welche Hardware zur Identifikation/Erfassung erforderlich ist, welche Funktionen man tatsächlich braucht und ob die Anzahl der zu verwaltenden Betriebsmittel begrenzt ist. Verfügt die digitale Arbeitsmittelverwaltung über Schnittstellen zu Buchhaltungs-, ERP-, PPS-Software etc., lassen sich beispielsweise Geräte und Maschinen leistungs- bzw. projektbezogen abrechnen oder in die betriebliche Auftragsplanung einbinden. (dd)