Worauf es bei digitaler Mitarbeiterkommunikation ankommt

Unternehmen legen viel Wert auf eine exzellente Unternehmenskommunikation, investieren in die eigene Presseabteilung und verfolgen das Medienecho. Die Mitarbeiterkommunikation kommt dabei oft zu kurz – und das obwohl sie so bedeutend ist.

Gerade in der Baubranche, wo viele Mitarbeiter entweder weit entfernt von der Zentrale arbeiten und häufig zwischen Büros und Baustellen hin und her reisen, ist die Mitarbeiterkommunikation eine große Herausforderung. „In der Bauindustrie sind die Arbeitsfelder, -zeiten und –orte der Mitarbeiter sehr unterschiedlich. Auf internationalem Level kommen dazu noch verschiedene Sprachen. Das bedeutet einerseits, dass die Inhalte der Mitarbeiterkommunikation auf unterschiedlich Zielgruppen ausgerichtet werden müssen, aber andererseits auch, dass es einen Kanal braucht, der diese Diversität widerspiegelt“, erklärt Frank Wolf, Geschäftsführer bei Staffbase, Anbieter für Mitarbeiter-Apps und Employee-Experience-Intranets.

Welches Instrument ist für mein Unternehmen das richtige?

Bis vor rund 15 Jahren waren vor allem Rund- und Informationsschreiben, das Schwarze Brett und natürlich Mitarbeiterversammlungen Instrumente, die die Mitarbeiter über Neuigkeiten und Entwicklungen im Betrieb am Laufenden hielten. Die rasante Digitalisierung im vergangenen Jahrzehnt und auch die Corona-Krise, die oft ganze Abteilungen ins Homeoffice verfrachtete, hat das geändert: Analoge interne Unternehmenskommunikation verliert zunehmend an Bedeutung und sogenannte Digital Signage Lösungen sind das Gebot der Stunde. Gut, dass es Tools für eine solche bereits wie Sand am Meer gibt.

So halten neben viel angewendeten Klassikern wie dem Intranet, internen Newsletter oder  Blogs in letzter Zeit auch immer öfter Social Media Kanäle wie geschlossene Facebook- oder LinkedIn-Gruppen und eigens für die Mitarbeiter-Kommunikation konzipierte Apps Einzug in die Unternehmenswelt. Welches Werkzeug dabei das richtige ist, häng vor allem vom Betrieb und seinen Kommunikationszielen ab. Eine vorherige Analyse kann hier Aufschluss geben. In manchen Fällen kann ein einfache analoge Aushang ausreichend für einen bestimmten Kreis an Personen sein, in anderen braucht es einen Intranet-Eintrag oder eine Information per mobiler App, um alle in möglichst kurzer Zeit zu erreichen. Oft können digitale Instrumente auch eine Unterstützung analoger Kommunikationsmaßnahmen darstellen und diese verbessern. Auf die Mischung kommt es eben an. 

Welche Vorteile bieten digitale Inhalte?

Laut Trendmonitor Interne Kommunikation 2019, bei dem über 250 Kommunikationsexperten aus dem D/A/CH-Raum befragt wurden, ist das Wesentlichste das große Potenzial hinsichtlich der Reichweite. So nennen rund 81 Prozent der Befragten die bessere Erreichbarkeit von Mitarbeitern, insbesondere ohne festen PC-Arbeitsplatz, als einen der wichtigsten Gründe für die Entscheidung einer digitalen Anwendung.

Außerdem können digitale Tools die Interaktion begünstigen. „Je nach Anwendung rufen sie gewohnte Verhaltensmuster aus den sozialen Netzwerken ab: Beiträge können kommentiert, geliked und geteilt werden – Schritte, die für jüngere Generationen bereits zum Alltag gehören und das Wir-Gefühl im Unternehmen stärken“, sagt Wolf.

Zusätzlich spielt für ihn auch die Aktualität etwa durch schnelle Push-Nachrichten eine zentrale Rolle. „Gerade in der Baubranche mit vielen Sicherheitsrisiken und hoher Fluktuation ist es ein Muss, alle Mitarbeiter zu erreichen und einzubinden. Die Geschwindigkeit der übermittelten Nachrichten wird beispielsweise durch eine App extrem gesteigert. Trainings- und Sicherheitsvideos werden innerhalb von Minuten hochgeladen. Diese Aktualität hilft sowohl bei Notfällen als auch in der täglichen Kommunikation“, ist Wolf überzeugt.

Welche Herausforderungen bringen sie für Unternehmen?

Studien, wie jene der Universität Leipzig zum Thema „Digitale Mitarbeiterkommunikation 2020“ zeigen, dass die Verfügbarkeit neuer Plattformen aber auch zu Verunsicherung führen können. Zwar nutzen die meisten Organisationen inzwischen eine Vielzahl digitaler Kanäle, um ihre Inhalte intern zu verbreiten. Die Einführung immer neuer Einzelmaßnahmen ist jedoch oft auch kontraproduktiv, da bei begrenzten Ressourcen häufig Schlagkraft und Konsistenz verloren gehen.

Zudem werden die vielfältigen Potenziale moderner Plattformen und interner sozialer Medien  oft nicht voll ausgeschöpft. Spätestens seit Einführung der DSGVO im Mai 2018 gilt es im Zusammenhang mit digitalen Tools auch auf den Datenschutz zu achten. Anwender sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Tools die Konzepte der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit garantieren. Damit wird garantiert, dass kein unautorisierter Zugriff auf Daten möglich ist, Dritten keine Chance geboten wird, Daten zu manipulieren und ausschließlich autorisierte Nutzer die Datenverarbeitung vollziehen können. Ursprünglich für die rein private Nutzung entwickelte Lösungen wie WhatsApp erfüllen die Anforderungen der DSGVO dabei nicht.

Und obwohl die Reichweite als zentraler Vorteil digitaler Mitarbeiterkommunikation gesehen wird, ist die Segmentierung interner Zielgruppen und deren Erreichbarkeit eine wesentliche Herausforderung. Diese Erfahrung hat man auch bei der Habau Group gemacht. „Für jüngere Mitarbeiter, die sogenannten Digital Natives, gehört digitale Kommunikation zum Alltag. Ältere Generationen ebenfalls mit ins Boot zu holen kann dabei schon herausfordernd sein“, erzählt CEO Hubert Wetschnig aus Erfahrung. Die Corona-Pandemie sei in diesem Zusammenhang durchaus hilfreich gewesen. „Mitarbeiter, die der Digitalisierung kritisch gegenüberstanden, haben aufgrund fehlender analoger Alternativen erkannt, dass Videokonferenzen etc. einwandfrei funktionieren können. Das hat die Akzeptanz um einiges gesteigert.“

Beispiele aus der Praxis

Doch nicht erst in Lockdown-Zeiten, auch schon davor setzte die Habau Group auf digitale Kommunikationstools. „Wir haben in den letzten Jahren sukzessive neue digitale Instrumente im Unternehmen eingeführt, um mit Mitarbeitern im Austausch zu bleiben und die schnelle, zielgerichtete Kommunikation aufrechtzuerhalten“, sagt Wetschnig. Neben einer eigens für das Unternehmen entwickelte App für Führungskräfte sind auch ein digitales Mitarbeiterportal, eine digitalisierte Mitarbeiterzeitung und das klassische Intranet im Einsatz. Zudem arbeite man gerade in Zeiten wie diesen, in denen sich aufgrund von Covid-19 nur eine gewisse Anzahl an Personen zur selben Zeit in Innenräumen aufhalten darf, häufig mit Videokonferenz-Plattformen wie MS Teams. „Das ist aktuell natürlich eine gute, brauchbare Lösung“, sagt Wetschnig. Grundsätzlich auf Face-to-Face-Kommunikation zu verzichten kommt für ihn aber nicht in Frage. „Wir setzen auf ein Zusammenspiel analoger und digitaler Kommunikation. Dieser hybride Weg erweist sich für uns immer wieder als der richtige. Deshalb wollen wir auch in Zukunft dabei bleiben.“

Bei der Porr setzt man ebenfalls auf digitale Mitarbeiterkommunikation: Gemeinsam mit dem Wiener Startup Pocket House hat der Konzern erst kürzlich eine Mitarbeiter-App entwickelt, die einerseits das Reinigungs- und Schadensmanagement vereinfachen soll, aber auch die Arbeitenden am Standort in Favoriten mit aktuellen Infos versorgt. Zudem wurde die von Eurest geführte Kantine in das System eingebunden, was für mehr Effizienz und Sicherheit sorgen soll - vor allem was Wartezeiten, zugewiesene Plätze und Slots hinsichtlich der Corona-Beschränkungen betrifft. Anhand der Daten könne man der Lebensmittelverschwendung entgegenwirken, heißt es seitens des Unternehmens. Zudem sorgt die App auch für die Vernetzung und Information der Belegschaft untereinander. Wichtige News sind auf den Smartphones der Mitarbeiter verfügbar und ein eigener Kalender hält alle terminlich stets Up to date. 

So verbessern Sie Ihre interne Unternehmenskommunikation

1. Ganzheitliches Kommunikationskonzept entwickeln: Dazu braucht es zu aller erst eine Analyse bestehender Prozesse und Strukturen. Sie ist die Grundlage für die anschließende Strategieentwicklung und Festlegung der Ziele. Um das Konzept dann möglichst erfolgreich umzusetzen, müssen die passenden Instrumente festgelegt werden. Dabei macht es vor allem der Mix auf Face-to-face Kommunikation und digitalen Kommunikationsmöglichkeiten.
2. Klare Zuständigkeiten schaffen: Während die Zuständigkeiten für die externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Die Verantwortlichkeiten sollten deshalb klar abgeklärt werden. Am besten wäre hier eine zentrale Stellen, bei der alle Informationen zusammenlaufen. 
3. Relevante Informationen vermitteln: Zu jeder Kommunikationsstrategie gehört auch die Auswahl der richtigen Inhalte. Nicht jede unternehmensinterne Information ist dabei auch für jeden Mitarbeiter interessant. Insofern sollte auch nicht immer die gesamte Belegschaft informiert werden. Das Gebot der internen Kommunikation lautet in diesem Zusammenhang deshalb: Qualität vor Quantität.
4. Zuerst intern, dann extern: Interne und externe Kommunikation sollte immer als ganzheitliches Konstrukt betrachtet werden, wobei gilt: „intern vor extern“ – insbesondere in Krisenfällen , bei Werksschließungen etc. Ansonsten verlieren Mitarbeiter schnell das Vertrauen zum Unternehmen. Außerdem sind informierte Mitarbeiter besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet. 
5. Interne Kommunikation als Dialog: Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizieren von oben nach unten sind vorbei. Interne Kommunikation sollte deshalb als Dialog verstanden werden, in dem alle genügend Gesprächsraum haben. 
6. Gespräche mit Mitarbeitern: Das Gespräch ist und bleibt das wichtigste Instrument zur Verbesserung der internen Kommunikation. Unternehmensführer sollten daher mindestens zwei Mal im Jahr ein Gespräch mit jedem Mitarbeiter führen und so Erwartungen und Anforderungen deutlich machen. Das hat damit nicht nur klare Zielvorgaben auf, sondern es wird auch die Sinnhaftigkeit seiner Arbeit aufgezeigt. 

Tools für die Praxis

• Alert Media: AlertMedia ermöglicht es, Echtzeit-Zweiwege-Interaktionen mit Mitarbeitern über jeden Kanal, auf jedem Gerät und überall auf der Welt. Wichtige Informationen können mittels Software an bestimmte Teammitglieder der Personengruppen per Text, Sprachnachricht, E-Mail, App-Push-Benachrichtigungen, Social Media, Konferenzanruf und nutzerdefinierte Kanäle kommuniziert werden. AlertMedia bietet keine Gratisversion, aber eine kostenlose Testversion.
• Blink: Bei Blink handelt es sich um eine moderne Mitarbeiterkommunikationslösung mit personalisiertem Feed für interne Mitteilungen, Videos, Schulungen, Freigaben und Benachrichtigungen. Die Software wurde für Außendienstmitarbeiter entwickelt, die auch unterwegs vernetzt, produktiv und informiert sein müssen. Sie ermöglicht es Kollegen jederzeit relevante Nachrichten, Videos, Beiträge, Umfragen und sogar Anwendungsbenachrichtigungen, Urlaubsbuchungen und Wiedereingliederungsformulare zu senden und bietet darüber hinaus ein für alle Teammitglieder zugängliches Diskussionsforum. 
• Beekeeper: Beekeeper ist eine vorrangig mobile Team-App, die nicht am Schreibtisch arbeitende Mitarbeiter mit interner Kommunikation verbindet. Die All-in-one-Komplettlösung bietet Streams im Newsfeed-Stil für die Kommunikation von oben nach unten sowie Direkt- und Gruppenmeldungen für Team- und 1:1-Kollaboration. Im Gegensatz zu Chat-Anbietern aus dem Verbrauchermarkt, ist Beekeeper auf dem Sicherheitsniveau einer Unternehmenssoftware. Der Anbieter nutzt eine zertifizierte Datenverschlüsselung, erweiterten Firewall-Schutz und garantiert DSGVO-Konformität.
• Staffbase: Staffbase ist Anbieter für Mitarbeiter-Apps und Employee-Experience-Intranets zur Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation in großen und internationalen Unternehmen. Durch die mobile Version können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter überall sicher erreichen. Die Plattform ist durch den TÜV Süd nach ISO 27001 zertifiziert und ermöglicht der Belegschaft einen einfachen Zugang zu Unternehmensinformation. Zu den über 400 Kunden  zählen aus der Baubranche u.a. Leadec, MAx Wild und SAK.