Planungsmanagement
Mit richtigem Plan zur richtigen Zeit
Auf dem Areal des ehemaligen Nordbahnhofs entsteht bis 2025 ein neues Stadtquartier, das Platz für 5.000 Wohnungen und 2.500 Arbeitsplätze bieten soll. Eines der sechs Wohnhochhäuser, die derzeit dort in den Himmel wachsen, stammt aus der Feder des Wiener Architekturbüros Franz & Sue. Der Wohnturm mit der markanten Fassade, die an ein Strickmuster mit glatten und verkehrten Maschen erinnert, wird eine Landmark des neuen Viertels darstellen.
Bei 21 Geschoßen und rund 200 Wohnungen ist neben den Entwürfen die professionelle Planung und Bauabwicklung die zentrale Herausforderung. Über 1.400 Pläne müssen verschickt, freigegeben und umgesetzt werden. Hier die Übersicht zu behalten und dafür zu sorgen, dass immer alle Projektbeteiligten auf dem aktuellsten Stand sind, ist manchmal gar nicht so einfach.
Eine Lösung dafür entwickelt haben will die Bauplattform Planfred. Das webbasierte Plan- und Dokumentenmanagementsystem soll Architekt*innen, Planer*innen, Auftraggeber*innen, ÖBA und Ausführenden einen transparenten Überblick über den Planungsstatus sowie ein unkompliziertes und lückenlos nachvollziehbares Freigabeprozedere ermöglichen.
Unkompliziert und anpassbar
Seit gut einem Jahr hat das Team von Franz & Sue die Plattform Planfred bereits bei mehreren Projekten im Einsatz. Bis dahin lief der Planaustausch hauptsächlich über einen eigens programmierten, bürointernen Planserver, berichtet Julia Aigner, die bei Franz & Sue neben ihrer Tätigkeit als Projektmitarbeiterin zusätzlich auch für die IT mitverantwortlich ist. „Die Wartung und Instandhaltung war jedoch auf Dauer relativ zeit- und kostenintensiv, deshalb haben wir uns nach Alternativen umgeschaut.“
Nicht alle Projektbeteiligten sollen immer Zugriff auf alle Dokumente haben. Deshalb ist es zentral, dass die Vergabe von individuellen Berechtigungen funktioniert.
Die Entscheidungen, mit welchen Systemen gearbeitet wird, sei vertragsabhängig. Bei rund zwei Dutzend Projekten, die das knapp 100 Mitarbeiter*innen zählende Architekturbüro derzeit parallel betreut, sind deshalb die unterschiedlichsten Plattformen und Kanäle für den Datenaustausch in Verwendung. Mit Planfred sei es aber besonders unkompliziert, da keine Einschulung oder Einarbeitungszeit notwendig sei. „Das System ist eigentlich selbsterklärend, und die Ordnerstrukturen können an die bürointernen Strukturen angepasst werde. Für neue Nutzer*innen empfiehlt es sich aber, vorab als Ausgangsbasis ein Musterprojekt mit allen individuellen Einstellungen anzulegen. Das spart im Anschluss Zeit“, so Julia Aigner.
Die Verwaltung der Projektplattform fällt im Normalfall in den Zuständigkeitsbereich des Auftraggebers – im Falle des Schulstandorts Gersthof hat das Team von Franz & Sue, das beim BIG-Projekt als Generalplaner fungiert, die Administration übernommen. „Nicht alle Projektbeteiligten sollen immer Zugriff auf alle Dokumente haben – gerade in der Anfangsphase bei Ausschreibungen ist es zentral, dass die Vergabe von individuellen Berechtigungen funktioniert“, erklärt Aigner. Beim Um- bzw. Zubau des ehemaligen orthopädischen Krankenhauses finden aktuell die ersten Ertüchtigungsmaßnahmen statt – dennoch gilt es, bereits im Anfangsstadium bei rund 200 Plänen immer den Überblick zu behalten.
Die Sicherheit, dass immer alle Verantwortlichen den aktuellsten Planstand haben, ist für eine erfolgreiche Projektabwicklung das Um und Auf.
Dokumentierter Planaustausch
Besonders wichtig ist es, verlässlich nachvollziehen zu können, wer wann welchen Planstand erhalten und auch freigegeben hat. „Bei anderen Systemen, wie zum Beispiel beim Versand per Mail, gibt es keine Garantie, dass dieses bei allen Projektbeteiligten ankommt und gelesen wird. Die vorgegebene Verteilerstruktur erleichtert das Versenden an die erforderlichen Projektbeteiligten. Eine fehlende Dokumentation des Planaustausches und des Freigabeprozederes kann bei Streitfällen im Nachgang zu einem Problem werden“, erklärt Ursula Gau, Leiterin des Bereichs Wohnbau bei Franz & Sue, und ergänzt: „Beim Projekt Wohnhochhaus am Nordbahnhof sprechen wir von 61 Projektbeteiligten und Hunderten von Plänen – angefangen bei Entwurfs-, Einreich-, Ausführungsplänen, Schalungs- und Werkplänen bis hin zu Haustechnik- und Elektrotechnikplänen. Die Sicherheit, dass immer alle Verantwortlichen den aktuellsten Planstand kennen, ist das Um und Auf.“
Immer auf dem letzten Stand
Genau aus diesem Grund ist die Planliste auch das Herzstück von Planfred. In der Listenansicht wird nur der jeweilige Planletztstand angezeigt. Alle Projektbeteiligten können individuell einstellen, ob und in welchen Zeitabständen sie über neue Uploads informierten werden. Überholte Pläne werden, sobald es einen aktuelleren Index gibt, in die Planhistorie verschoben. Sämtliche Planungsstände sowie der gesamte Aktivitätsverlauf bleiben jedoch weiterhin abrufbar. Um die Suche möglichst effizient nutzen zu können, empfiehlt Julia Aigner, alle Pläne und Dokumente konsequent mit den korrekten Tags zu versehen. „Das erleichtert das Filtern und damit das Auffinden von Plänen und Dokumenten enorm.“
Auch der Planversand sowie das dazugehörige Freigabeprozedere finden über die Plattform statt. Dabei werden die Pläne nicht als Anhang, sondern als Download-Links versendet, wodurch es keine Beschränkung bei den Dateigrößen gibt. Selbst 3D-Daten können problemlos versendet werden, verspricht das Softwareunternehmen. Das klassische Ampelfarbsystem (Gelb = Freigabeanforderung ist im Laufen; Rot = Korrektur angehängt; Grün = Freigabe erteilt) soll den aktuellen Freigabestatus für alle Beteiligten einfach nachvollziehbar machen.
Weitere Funktionen
Beim Architekturbüro Franz & Sue kommt Planfred hauptsächlich für den Planaustausch und den Freigabeprozess zum Einsatz. Die Plattform bietet aber noch weitere Funktionen. Zusätzlich zu Plan- und Dokumentenaustausch können die Nutzer*innen Tasks vergeben oder über die Chatfunktion Rückfragen oder Abklärungen abstimmen. Neu ist zudem das Mängelmanagement in der mobilen App von Planfred. Wie auch von anderen Apps bekannt, kann dabei der Mangel vor Ort fotografiert oder gefilmt und per Tasks den Zuständigen zu Behebung zugewiesen werden.
Für die notwendige Sicherheit beim Datentransfer wird mittels durchgängiger SSL-Verschlüsselung gesorgt. Auch kann nichts verloren gehen: Alle Projektdaten werden in der Planfred-Cloud gespeichert. Redundante Datenbank-Server mit Auto-Failover sowie einem kompletten Backup alle zwölf Stunden garantieren laut Hersteller die Sicherheit der Daten.
Für Fragen und Probleme bietet Planfred nicht nur eine ausführliche FAQs-Rubrik auf der Website, sondern auch einen Nutzersupport per Mail oder Telefon.
Zum Unternehmen
Franz & Sue
Das Wiener Architekturbüro entstand 2017 aus dem Zusammenschluss der beiden Büros Franz und Sue. Mit rund 100 Mitarbeiter*innen aus 18 Ländern ist Franz & Sue mittlerweile auch über die Landesgrenzen hinweg tätig und als Wettbewerbsbüro vor allem auf öffentliche Aufträge spezialisiert. Neben aktuellen Wohnbauten, Büro- und Krankenhausprojekten liegt ein weiterer Fokus auf der Konzeption und Umsetzung zukunftsweisender Bildungs- und Schulbauten, wie beispielsweise das preisgekrönte Projekt Bildungszentrum Innenstadt Leoben belegt.
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