Kosten und Konsequenzen der Registrierkassenpflicht
Alleine aus Sicht der möglichen finanzstrafrechtlichen Konsequenzen fällt die Entscheidung für die Anschaffung einer Registrierkasse – wenn auch oft widerwillig – leichter. Der folgende Beitrag bietet einen Überblick darüber, mit welchen Konsequenzen man bei Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht ab dem 1.1.2016 rechnen muss.
Jeder, der ab dem 1.1.2016 einen Jahresumsatz von insgesamt EUR 15.000,00 und Barumsätze in Höhe von mindestens EUR 7.500,00 aufweist, ist verpflichtet, „alle Bareinnahmen“ mit einer Registrierkasse „einzeln zu erfassen.“ (§ 131b Abs 1 Z 1 und Z 2 BAO).
Ist „Barumsatz“ gleich „Bareinnahme“?
Vorsicht ist bei den Begrifflichkeiten der gesetzlichen Bestimmungen der BAO geboten. Laut gesetzlichen Bestimmungen sind Barumsätze Umsätze, bei denen die Gegenleistung (Entgelt) durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung wiederum gelten neben Zahlungen mit Bargeld auch Zahlungen mit Bankomatkarte und Kreditkarte (bzw ähnliche elektronische Zahlungsformen) sowie Barschecks und von Unternehmen ausgegebene Gutscheine/Bons/Geschenkmünzen und dergleichen (§ 131b Abs 1 Z 3 BAO). Wird hingegen per Erlagschein oder E-Banking bezahlt, so liegt kein Barumsatz vor.
Um diese, zugegebenermaßen nicht eindeutige Abgrenzung zu konkretisieren, hat sich das BMF erst kürzlich in einem in Entwurfsform vorliegenden „Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der Bundesabgabenordnung (BAO), Barumsatzverordnung (BarUV 2015) und Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)“ um begriffliche Klarstellungen bemüht. Zusätzlich wurden in den auf der Homepage des BMF abrufbaren „Informationen zur Registrierkassenpflicht“ aus Sicht der Finanzverwaltung plakative Beispiele zur Klarstellung angeführt. Dennoch bleiben etliche Fragen in diesem Zusammenhang offen, wie ua die Stellungnahme der Kammer der Wirtschaftstreuhänder zum gegenständlichen Erlass darlegt.
Ein Beispiel:
Ein Rechtsanwalt legt eine Monatsrechnung an einen seiner Klienten. Dieser beschließt, diese ausnahmsweise bar zu begleichen. Sind nun Barzahlungen, die zur Begleichung von Ausgangsrechnungen, welche bereits vorher an den Kunden übermittelt und verbucht wurden, als Barumsatz im obigen Sinn zu verstehen? Laut der gesetzlichen Definition würde ein „außerplanmäßiger“ Bareingang des Entgelts nachträglich als Barumsatz einzustufen sein. Jedoch kann ein Geschäft mit Zahlung auf Ziel nicht „zum Zweck der Losungsermittlung“ festzuhalten sein, da dieses bereits mit der Ausgangsfaktura als Umsatz erfasst wurde. Eine diesbezügliche Klarstellung seitens des BMF steht noch aus. Unabhängig davon ist der Unternehmer jedenfalls verpflichtet, über jede Barzahlung dem Kunden einen Beleg auszustellen.
Womit müssen Sie bei einem Verstoß gegen die neuen Auflagen künftig rechnen?
Inkrafttretensbestimmungen hin oder her, eins ist unabhängig vom Zeitpunkt des Beginns der verpflichtenden Aufzeichnung aber klar: Die generelle Nichtverwendung einer Registrierkasse wird jedenfalls als Finanzordnungswidrigkeit geahndet (§ 51 Abs. 1 lit. c FinStrG). Das bedeutet, verletzten Sie die Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Aufzeichnungen, muss man (AUCH WIEDERHOLT!) mit einer Geldstrafe in Höhe bis zu EUR 5.000,00 rechnen. Bis 1.1.2017 muss die Registrierkasse zusätzlich mit einer Sicherungseinrichtung versehen werden, die vor Manipulationen schützen soll. Genügt die Registrierkasse ab diesem Zeitpunkt nicht den technischen und gesetzlichen Anforderungen wird dies ebenfalls als Finanzordnungswidrigkeit (§ 51 Abs. 1 lit. c FinStrG) mit einer Geldstrafe bis zu EUR 5.000,00 geahndet.
Die Nichtverwendung einer Registrierkasse führt aber auch dazu, dass die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen iSd § 163 BAO nicht zutrifft. Eine Schätzung der Abgabenbehörde aufgrund formeller Mängel iSd § 184 BAO kann jedoch nur dann erfolgen, wenn die „Grundlagen für die Abgabenerhebung“ nicht ermittelt oder berechnet werden können, etwa dann, wenn die formellen Mängel so gravierend sind, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen sind. Doch die Finanzverwaltung lässt diesbezüglich viele Detailfragen offen. Ist eine lückenlose Dokumentation der Barumsätze vorhanden (zB aufgrund aufbewahrter Durchschriften von Belegen über Barumsätze), so kann sich auch bei Nichtverwendung einer Registrierkasse nicht automatisch eine Schätzungsbefugnis der Abgabenbehörde ergeben. Eine Klarstellung seitens des BMF steht diesbezüglich noch aus.
Werde ich im ersten Halbjahr 2016 (finanzstrafrechtlich) verfolgt, wenn ich meine Barumsätze nicht mittels elektronischer Registrierkasse erfasse?
Ebenso war bislang nicht restlos geklärt, ob die Nichtverwendung einer Registrierkasse in den ersten Monaten des Jahres 2016 als Finanzordnungswidrigkeit finanzstrafrechtlich zu ahnden ist.
Aus diesem Grund wurde im Entwurf des zuvor erwähnten Erlasses eine „Schonfrist“ in zwei Etappen festgelegt.
Wird die Registrierkassenpflicht in den ersten drei Monaten (bis 31.3.2016) nicht erfüllt, so ergeben sich keinerlei finanzstrafrechtliche Konsequenzen.
In der zweiten Phase (bis 30.6.2016) sind dann keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn der Unternehmer glaubhaft machen kann, warum eine Anschaffung/Umrüstung bislang nicht erfolgen konnte (zB die Anschaffung einer Registrierkasse aufgrund Lieferschwierigkeiten durch einen Kassenhersteller nicht möglich oder die erforderliche Einschulung des Unternehmers und seiner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar).
Doch Vorsicht! Diese Schonfrist entbehrt (bislang) einer gesetzlichen Regelung. Mögliche Änderungen des Entwurfes des Erlasses könnten somit noch erfolgen.
Siart Tipp: Beachten Sie deshalb die Fristen! Die nun seitens der Finanzverwaltung gewährte „Schonfrist“ bis 30.6.2016 sollte Sie nicht dazu verleiten, die Anschaffung/Umrüstung des Kassensystems auf die lange Bank zu schieben. Schaffen Sie sich deshalb ehebaldigst eine Registrierkasse an und statten diese rechtzeitig mit einer Sicherungseinrichtung aus (ab 1.7.2016 möglich).
Richtig teuer werden kann es jedoch, wenn Veränderungen, Löschungen oder Unterdrückungen von Daten des Aufzeichnungssystems unternommen werden. Manipuliert man die Datenaufzeichnung einer Registrierkassa absichtlich, wird alleine dieses Vergehen mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 25.000,00(!) geahndet (§ 51a FinStrG).
Sollte eine Registrierkasse mehr als 48 Stunden ausfallen (also bei Störungen- nicht aber bei Geschäftsschließung über das Wochenende), hat unbedingt eine unverzügliche Meldung über FinanzOnline zu erfolgen.
Dem nicht genug: Neben den bisher angesprochenen Sanktionen besteht die Möglichkeit sich wegen Abgabenhinterziehung oder Abgabenbetrugs schuldig zu machen, die empfindliche Geldstrafen vorsehen.
Lohnt sich eine Anschaffung?
Aber lassen wir „die Kirche im Dorf“ und stellen eine einfache Rechnung an: Eine Anschaffung bzw. Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse kostet nach heutigem Stand etwa EUR 400,00 bis EUR 1.000,00. Eine Finanzordnungswidrigkeit wird je nach Schwere des Delikts mit bis zu EUR 25.000,00 geahndet, Abgabenhinterziehung bzw -betrug sehen darüber hinaus empfindliche Geldstrafen vor.
Ab der Steuererklärung 2015 kann für die Anschaffung bzw Umrüstung der Registrierkasse eine Prämie von EUR 200,00 beantragt werden. Neben der Prämie können die gesamten Anschaffungskosten ohne Einschränkung im Jahr der Anschaffung steuerlich abgesetzt werden.
Schafft sich beispielsweise ein Installateur eine Registrierkasse um EUR 1.000,00 an, so reduzieren die Prämie und die sofortige Abschreibung die Finanzierungskosten auf etwa 50%.
Da die Anschaffung/Umrüstung jedenfalls zu erfolgen hat, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, die Registrierkasse in Ihr internes Kontrollsystem miteinzubeziehen. So können Sie eine Sicherung der Geldflüsse gewährleisten und bspw Nichtbonierungen durch Mitarbeiter entgegenwirken. Neben besseren Kontrollfunktionen bietet eine Registrierkasse aber auch die Möglichkeit tiefere Informationen aus den Daten Ihres Rechnungswesens zu erhalten.
Siart Tipp: Die Entscheidung liegt bei Ihnen: Wollen Sie wirklich eine Strafe riskieren? G‘scheiter rechtzeitig in eine Registrierkasse investieren, als eine finanzstrafrechtliche Ordnungswidrigkeit zu riskieren.
