Nachweise und ihr Alter

Ein Teil der Nachweise, die oft als "Zettelwirtschaft" existieren, sind die Strafregisterbescheinigungen für Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und (oft auch) Prokuristen.

Sie dienen dem Nachweis der sogenannten "beruflichen Zuverlässigkeit", also dass diese Personen keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen Delikten aufweisen, die zu einem Ausschluss des Bieters führt. Das Vergaberecht will dadurch sicherstellen, dass nur "braven" Unternehmern Aufträge erteilt werden.

Wie alt diese Strafregisterbescheinigungen sein dürfen, legt das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) nicht genau fest. Es bestimmt lediglich, dass die Eignung insgesamt – daher auch die Zuverlässigkeit – zum Zeitpunkt des Endes der Angebotsfrist, in zweistufigen Verfahren zum Zeitpunkt des Endes der Teilnahmeantragsfrist, gegeben sein muss.
Auftraggeber präzisieren dies regelmäßig in ihren Ausschreibungen und legen einen bestimmten Zeitraum fest, wie alt Strafregisterbescheinigungen maximal sein dürfen, um als ausreichender Nachweis zu gelten.

Im Vorjahr hatte das Bundesverwaltungsgericht (BVwG) über einen Fall zu entscheiden (Entscheidung vom 8. 8. 2022, W139 2253938-1), in dem diese Frist in der Teilnahmeunterlage mit "maximal drei Monaten" festgelegt war.

Der Bieter hatte via Ankö-Datenbank mit dem Teilnahmeantrag Strafregisterbescheinigungen zur Verfügung gestellt, die fast ein Jahr alt waren. Der Auftraggeber forderte die korrekten Unterlagen nach, und der Bieter legte neue Strafregisterbescheinigungen vor, die allerdings rund ein Monat nach Ende der Teilnahmefrist ausgestellt waren.

Der Auftraggeber war der Ansicht, dass nur Strafregisterbescheinigungen zulässig gewesen wären, die exakt im Zeitraum zwischen drei Monate vor Ende und dem Ende der Teilnahmeantragsfrist ausgestellt wurden. Der Auftraggeber schied daher den Teilnahmeantrag des Bieters aus.
Der Bieter bekämpfte diese Entscheidung beim BVwG. Das BVwG hob die Ausscheidensentscheidung auf. Zwar lag formal betrachtet eben keine Strafregisterbescheinigung vor, die exakt aus dem dreimonatigen Zeitraum vor Ende der Teilnahmeantragsfrist stammte. Aber insbesondere aufgrund der Bestimmungen des Tilgungsgesetzes (darin wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen Verurteilungen aus Strafregisterbescheinigungen gelöscht werden) war eindeutig, dass zum Ende der Teilnahmeantragsfrist keine relevante rechtskräftige Verurteilung vorgelegen sein kann, wenn dies ein Jahr zuvor und ein Monat danach auch nicht der Fall war.

Allerdings wies das BVwG auch darauf hin, dass der ausreichende Nachweis hier nur in der ­Zusammenschau beider Strafregisterbescheinigungen vorlag. Wenn nur der zweite (nach Ende der Teilnahmeantragsfrist ausgestellte) Nachweis vorgelegen wäre, hätte das nicht ausgereicht, weil dann nicht die Sicherheit bestanden hätte, ob nicht vielleicht eine relevante Verurteilung erst nach Ende der Teilnahmeantragsfrist getilgt worden ist (und daher der Bieter zum relevanten Zeitpunkt gerade nicht zuverlässig war).

Diese Entscheidung darf nicht dazu verleiten, dass man als Bieter allgemein etwas "lockerer" mit der zeitlichen Betrachtung von Eignungsnachweisen umgeht.

Erstens ist immer die konkrete Ausschreibung genau zu lesen und möglichst auch einzuhalten, denn daraus können sich im Einzelfall andere Notwendigkeiten ergeben.

Zweitens kann diese Entscheidung nicht allgemein auf andere Eignungskriterien übertragen werden. Wenn etwa ein bestimmtes Rating (z. B. KSV-Rating) verlangt wird, wäre das u. U. anders zu betrachten, denn Ratings können sich innerhalb eines Monats fallweise deutlich verändern. Auch bei Referenzen sollte man vorsichtig sein: Wenn etwa in der Ausschreibung festgelegt ist, dass das Referenzprojekt zum Ende der Angebotsfrist bereits mittels Übernahme durch den Referenzauftraggeber abgeschlossen sein muss, wäre eine Referenz mit späterer Übernahme nicht ausreichend.